§ 01 — Introduction
Des fichiers internes qui tiennent la route, enfin.
Klarvox aide les petites et moyennes entreprises basées en Suisse à mettre de l'ordre dans leurs documents internes. Pas de terminologie floue : on regarde ce que vous avez, on voit où ça coince, et on construit quelque chose de cohérent.
+41 22 748 63 91 · [email protected]
Ref. Klarvox
Rue du Rhône 42
1204 Genève
Trois prestations.
Un seul interlocuteur.
Voir § 03.
§ 02 — À propos
Ce que nous faisons, et pourquoi
Klarvox a ouvert ses portes à Genève en janvier 2024. L'idée de départ était simple : trop de PME suisses perdent du temps à retrouver des fichiers, à gérer des versions qui se contredisent ou à expliquer aux nouveaux collaborateurs où ranger quoi. Ces frictions ne viennent pas d'un manque de compétences — elles viennent d'un manque de structure.
Notre travail, c'est de vous donner cette structure. On ne fait pas de conseil juridique, on ne produit pas de contenus à votre place. On s'occupe du cadre : comment vos documents sont nommés, rangés, versionnés et transmis d'une personne à l'autre. C'est moins spectaculaire qu'une refonte complète, mais les équipes qui passent par là le remarquent assez vite.
Nous travaillons avec des fondateurs, des responsables administratifs et des directions générales de 5 à 200 personnes. Certains commencent avec le kit de démarrage et reviennent six mois plus tard pour une architecture complète. D'autres font une revue unique et gèrent la suite eux-mêmes. Les deux approches fonctionnent.
Fondé : janv. 2024
Siège : Genève (CH)
Périmètre :
organisation interne
et gestion de fichiers.
Hors périmètre :
conseil juridique,
rédaction de contenu.
5–200
collaborateurs accompagnés
3
prestations distinctes
6 sem.
durée architecture complète
CHF 150
tarif d'entrée, kit de démarrage
§ 02b — Angles d'intervention
Trois façons d'aborder la question documentaire
Pour se lancer proprement
Un kit de 22 trames et un guide de 30 pages pour poser des bases cohérentes avant toute révision externe. Idéal quand les fichiers n'ont encore aucun standard.
En savoir plus
Pour voir où ça bloque
Deux sessions structurées pour cartographier la circulation réelle des documents dans votre équipe. On identifie les frictions et on propose des conventions pratiques.
En savoir plus
Pour construire sur du solide
Six semaines pour bâtir une architecture documentaire complète, du modèle de nommage à la taxonomie de stockage, avec un manuel de standards en sortie.
En savoir plus§ 02c — Principes de travail
Ce que vous pouvez attendre de nous
Quelques points fermes sur la façon dont on travaille.
01 — Périmètre clair
Nos prestations portent sur l'organisation et la structure. Nous ne formulons pas d'avis sur le contenu de vos documents, et nous ne remplaçons pas votre conseiller qualifié. Chaque livrable le précise.
02 — Livrables éditables
Tout ce que nous produisons vous appartient dans un format modifiable. Pas de verrouillage, pas d'abonnement pour accéder à vos propres fichiers. Vous repartez avec des sources.
03 — Pas de jargon superflu
Les comptes rendus, cartes de flux et manuels de standards sont rédigés dans un langage que vos équipes peuvent lire sans dictionnaire. Si un terme technique est utile, on le définit.
Nommage & versionnage
Un fichier qu'on retrouve, c'est un fichier bien nommé
Il n'existe pas de convention universelle, mais il en faut une cohérente pour votre contexte. On définit un modèle adapté à votre secteur et à votre volume — en tenant compte des outils que vous utilisez déjà.
Discutons-en
Taxonomie de stockage
Une arborescence que les nouveaux comprennent le premier jour
L'onboarding documentaire prend du temps quand personne n'a formalisé où vont les choses. On construit une architecture de dossiers annotée, avec un gabarit que vos nouveaux collaborateurs peuvent parcourir seuls.
Voir comment§ 02d — Repères
Pourquoi des entreprises genevoises font appel à nous
Quelques points concrets, sans généralités.
Livrables concrets
Trames, cartes de flux et manuels — tout en format éditable, tout annoté.
Calendrier respecté
Le kit en accès immédiat. La revue en deux sessions planifiées. L'architecture en six semaines avec jalons.
Interlocuteur unique
Un seul contact de la prise en charge à la livraison. Pas de transfert vers une équipe différente en cours de route.
Périmètre délimité
Nous opérons sur la structure, pas sur le fond. Le contenu de vos documents reste votre responsabilité et celle de vos conseillers qualifiés.
§ 03 — Prestations
Ce que nous proposons
Trois prestations distinctes, chacune avec un périmètre et un tarif fixe.
Prestation 01
Kit de structure documentaire
Tarif fixe
CHF 150
Un ensemble de 22 trames d'organisation interne pour les petites entreprises suisses : structures de documents, cartes d'ordonnancement, conventions de versionnage et un glossaire en langage courant des termes qui apparaissent le plus souvent dans la paperasse commerciale. Destiné aux fondateurs et responsables administratifs qui veulent des fichiers organisés et cohérents avant toute révision externe. Livré avec un guide écrit de 30 pages et trois mois d'accès aux mises à jour. Inclut une liste de contrôle pour transmettre les fichiers à votre propre conseiller qualifié.
- 22 trames de structure
- Guide écrit de 30 pages
- Accès aux mises à jour pendant 3 mois
- Ressource d'information et de mise en forme — ne couvre pas de situation individuelle
Prestation 02
Revue du flux documentaire interne
Tarif fixe
CHF 540
Une revue en deux sessions du fonctionnement réel de la paperasse dans votre structure : qui rédige, qui valide, où les fichiers sont stockés, comment les versions sont nommées et où les transferts se grippent. Pour des équipes de 5 à 40 personnes. La première session est un entretien structuré de 90 minutes ; la seconde livre une carte du flux actuel, une liste de points de friction et une convention de nommage et de stockage proposée. Comprend le document de cartographie, un gabarit d'architecture de dossiers et un appel de suivi de 30 minutes quatre semaines plus tard.
- 2 sessions (90 min + livraison)
- Carte de flux + liste de frictions
- Appel de suivi à 4 semaines
Prestation 03
Architecture documentaire d'entreprise
Tarif fixe
CHF 960
Un engagement guidé de six semaines qui construit une architecture documentaire interne complète pour une organisation en croissance : jeu de modèles principal, standard de nommage et de versionnage, taxonomie de stockage, carte de routage des approbations et note d'intégration pour les nouveaux collaborateurs. Adapté aux entreprises de 40 à 200 personnes qui ont dépassé les dossiers ad hoc. Comprend quatre sessions de travail, tous les fichiers sources en format éditable, un manuel de standards écrit et deux tours de révision. La livraison est opérationnelle et structurelle ; la révision de fond du contenu reste avec le conseiller qualifié du client.
- 4 sessions de travail sur 6 semaines
- Manuel de standards + tous fichiers sources
- 2 tours de révision inclus
- Note d'onboarding documentaire pour nouveaux collaborateurs
§ 04 — Méthode
Comment on procède
Trois étapes, quelle que soit la prestation choisie.
Prise de contexte
On commence par comprendre votre situation : taille d'équipe, outils en place, volume de documents et principaux points de friction actuels. Pour le kit, c'est une lecture de vos fichiers existants. Pour les deux autres prestations, c'est un entretien structuré.
Cartographie et proposition
On produit une carte ou un plan écrit de ce que nous allons livrer. Vous validez avant qu'on aille plus loin. Pour l'architecture complète, cette étape dure environ une semaine et donne lieu à un document de cadrage.
Livraison et transmission
Les fichiers sont remis en format éditable, annotés, avec les explications nécessaires pour que vos équipes puissent les utiliser sans nous. Pour la revue et l'architecture, un appel de suivi est inclus.
§ 04b — Retours
Ce que disent ceux qui ont travaillé avec nous
« On avait des dossiers partout et personne ne savait vraiment où trouver quoi. La revue de flux nous a montré exactement où le problème se situait. Simple, direct, sans jargon. »
M. Chevalier
Responsable admin., PME, Genève — juil. 2025
« Le kit de démarrage était vraiment pensé pour nous. Pas trop complexe, pas trop simplifié. On l'a transmis à notre comptable la semaine suivante et tout était déjà rangé de façon cohérente. »
S. Bernard
Fondatrice, startup, Lausanne — juin 2025
« L'architecture complète a pris six semaines comme prévu. Ce qui m'a surpris, c'est le soin mis dans la note d'onboarding — ça a changé l'intégration des deux derniers arrivants. »
R. Hoffmann
DG, organisation de 60 pers., Zurich — juil. 2025
§ 05 — Questions fréquentes
Questions que l'on nous pose souvent
Vos prestations remplacent-elles un conseiller juridique ou comptable ?
Non. Nous travaillons sur la structure et l'organisation des fichiers, pas sur leur contenu. Nous fournissons régulièrement une liste de contrôle pour faciliter la transmission à votre propre conseiller.
Le kit convient-il si on n'a aucune structure documentaire en place ?
C'est précisément pour ça qu'il a été conçu. Les 22 trames couvrent les catégories les plus courantes de documents internes, et le guide explique comment les adapter à votre contexte sans expérience préalable en gestion documentaire.
La revue de flux peut-elle se faire à distance ?
Oui. Les deux sessions se tiennent en visioconférence ou en présentiel à Genève selon votre préférence. Les livrables sont remis par voie numérique.
En combien de temps débute l'architecture complète ?
Nous réservons généralement un créneau dans les deux semaines suivant la confirmation. La prestation dure ensuite six semaines avec quatre sessions planifiées dès le départ.
Dans quel format livrez-vous les documents ?
Tout est remis en formats éditables — principalement .docx, .xlsx et .pdf selon le type de document. Nous n'utilisons pas de formats propriétaires ou fermés.
Comment protégez-vous les informations que nous partageons ?
Les fichiers partagés dans le cadre d'une prestation restent confidentiels et ne sont pas transmis à des tiers. Nous pouvons signer un accord de confidentialité sur demande avant le début de tout engagement.
§ 06 — Contact
Prenez contact
Décrivez votre situation en quelques lignes. On vous répond dans les 48 heures ouvrées.
Klarvox
1204 Genève
Suisse
Horaires
Lun–ven : 8h00–18h00 (CET)
Sam–dim : fermé
Réponse sous 48 h ouvrées
Votre message
§ 06b — Localisation
Notre bureau à Genève
Rue du Rhône 42, 1204 Genève · +41 22 748 63 91